Banyak orang tertarik menjadi Virtual Assistant (VA), tetapi bingung saat menemukan istilah seperti retainer, scope of work, atau onboarding di lowongan kerja. Padahal, istilah-istilah ini sering muncul dalam komunikasi dengan klien.
Yuk, kenali 15 istilah virtual assistant dan alasan kamu perlu memahaminya agar kamu tidak kebingungan saat mulai mencari pekerjaan remote.
Ringkasan cepat:
- Dunia VA punya kosakata kerja yang perlu kamu pahami sebelum menerima pekerjaan.
- Istilahnya terbagi menjadi empat kategori: profesi dasar, tugas harian, kontrak dan bayaran, serta sistem kerja.
- Memahami istilah ini membantumu berkomunikasi lebih profesional saat mencari klien pertama.
1. Istilah Dasar yang Perlu Kamu Tahu Sebelum Menyebut Dirimu VA
Sebelum mempromosikan diri sebagai VA, kamu perlu memahami istilah dasar yang sering muncul di profil profesional, lowongan, dan percakapan dengan calon klien. Berikut beberapa contoh istilah dasar dalam posisi VA:
| Istilah | Artinya |
| Remote Work | Model kerja yang memungkinkan kamu bekerja dari jarak jauh tanpa harus datang ke kantor fisik. |
| Freelance VA | VA yang bekerja secara mandiri dan bisa menangani beberapa klien sekaligus. |
| Full-Time VA Remote | VA yang bekerja dengan komitmen waktu penuh untuk satu klien atau perusahaan secara remote. |
Perbedaan utama antara freelance VA dan full-time VA terletak pada pola kerja virtual assistant, jumlah klien, dan kestabilan pendapatan. Freelance VA biasanya lebih fleksibel dalam menentukan jadwal dan memilih klien. Namun, kamu perlu mencari proyek secara mandiri sehingga penghasilan bisa berubah setiap bulan.
Sebaliknya, full-time VA remote umumnya memiliki jam kerja dan tanggung jawab yang lebih teratur dengan pendapatan yang cenderung lebih stabil sesuai perjanjian kerja. Pekerjaan ini cocok bagi kamu yang sudah ahli dalam bidang VA.
Freelance VA bisa menjadi pilihan jika kamu adalah seorang pemula yang ingin membangun portofolio secara bertahap. Sementara itu, posisi full-time cocok jika kamu mencari rutinitas dan kepastian penghasilan.
Keduanya tetap membutuhkan kemampuan komunikasi, manajemen waktu, dan kedisiplinan.Kalau ingin memahami ruang lingkup profesinya lebih jauh, baca apa saja yang dikerjakan seorang VA.
2. Istilah yang Kamu Akan Temui Setiap Hari Saat Kerja sebagai VA
Tugas utama VA bergantung pada kebutuhan klien, misalnya, ada yang fokus pada administrasi, ada juga yang membantu mengelola jadwal, email, data, hingga media sosial. Setiap harinya, kamu akan menemukan beragam istilah untuk memenuhi kebutuhan kerja sebagai VA, berikut contohnya:
| Istilah | Artinya |
| General Administration | Tugas administrasi umum, seperti mengatur dokumen dan membantu pekerjaan administratif. |
| Calendar Management | Mengatur jadwal meeting, membuat pengingat, dan mengoordinasikan waktu. |
| Email Management | Menyortir, mengorganisasi, dan membantu membalas email klien. |
| Data Entry | Memasukkan atau memperbarui data di spreadsheet, database, atau sistem tertentu. |
| Social Media Management (SMM) | Mengelola aktivitas media sosial, seperti menjadwalkan konten dan memantau komentar. |
Dua istilah yang sering dianggap sama adalah General Administration dan Data Entry. Padahal, cakupan pekerjaannya berbeda karena General Administration mencakup berbagai tugas administratif, mulai dari merapikan dokumen, mengatur arsip, hingga membantu koordinasi operasional. Sementara itu, Data Entry lebih ditargetkan spesifik pada proses memasukkan, memperbarui, dan memeriksa data agar tetap akurat.
Misalnya, ketika klien meminta kamu memasukkan 200 data pelanggan ke spreadsheet, itu termasuk Data Entry. Namun, jika kamu juga diminta menyusun dokumen, mengatur arsip, dan membantu kebutuhan administrasi lainnya, pekerjaan tersebut masuk dalam General Administration.
Kamu tidak harus menguasai semua bidang sekaligus. Mulailah dengan mengenali skill penting yang harus dimiliki VA pemula dan berlatih menggunakan panduan kerja remote untuk pemula.
Baca Juga: Panduan General Administration dan Data Entry untuk Virtual Assistant
3. Istilah Kontrak, Klien, dan Bayaran yang Wajib Kamu Pahami
Saat mulai menawarkan jasa kepada klien, kamu perlu memahami kesepakatan kerja dan cara pembayaran. Empat istilah virtual assistant berikut akan membantumu mengetahui apa yang harus dikerjakan dan bagaimana kamu menerima bayaran:
| Istilah | Artinya |
| Scope of Work (SOW) | Ruang lingkup pekerjaan yang menjelaskan tugas, tanggung jawab, dan batas pekerjaan yang disepakati. |
| Retainer | Skema pembayaran tetap secara berkala, biasanya bulanan, berdasarkan alokasi waktu atau pekerjaan yang disepakati. |
| Hourly Rate | Tarif berdasarkan jumlah jam kerja aktual yang dihitung sesuai kesepakatan. |
| Invoice | Dokumen tagihan yang dikirimkan kepada klien untuk meminta pembayaran. |
Apa Itu Retainer VA dan Bedanya dengan Hourly Rate?
Retainer dan hourly rate merupakan dua model pembayaran yang perlu kamu pahami sebelum menentukan tarif jasa VA.
Pada sistem retainer, klien membayar sejumlah uang tetap setiap bulan untuk mendapatkan alokasi jam kerja atau layanan sesuai kesepakatan. Contohnya, kamu menerima bayaran bulanan untuk membantu mengelola email dan jadwal klien dengan batas jam kerja tertentu.
Sementara itu, hourly rate menghitung bayaran berdasarkan jumlah jam kerja aktual. Jika tarifmu Rp100.000 per jam dan kamu bekerja selama 20 jam, total bayaranmu adalah Rp2.000.000.
Keduanya bisa digunakan dalam pekerjaan VA karena tergantung kebutuhan klien, jenis layanan, dan kesepakatan kerja. Retainer menawarkan pendapatan yang lebih mudah diprediksi, sedangkan hourly rate memberi fleksibilitas ketika jumlah pekerjaan berubah-ubah.
Bagi pemula, retainer dapat membantu merencanakan pemasukan jika kebutuhan klien rutin. Namun, pastikan kamu mendapatkan jam kerja, tugas, dan batas layanan tertulis jelas. Jangan lupa memahami SOW agar kamu tidak menerima pekerjaan tambahan di luar kesepakatan tanpa pembicaraan lebih lanjut.
Kalau masih mencari langkah awal, baca cara mulai jadi Virtual Assistant dari nol. Kamu juga bisa mengenali skill digital yang bisa dipelajari dalam 3 bulan untuk mempersiapkan diri memasuki dunia kerja remote.
Baca Juga: Niche Virtual Assistant yang Paling Dicari di 2026
4. Istilah Sistem Kerja yang Bikin Kamu Terlihat Profesional di Mata Klien
Selain menguasai tugas dan pembayaran, kamu perlu memahami cara memulai kerja sama serta mengatur pekerjaan secara sistematis. Tiga istilah sistem kerja VA berikut berkaitan dengan proses tersebut:
| Istilah | Artinya |
| Onboarding (Client Onboarding) | Proses awal kerja sama dengan klien baru, termasuk mengenali kebutuhan, mengonfirmasi tugas, dan mengatur akses kerja. |
| SOP (Standard Operating Procedure) | Dokumen berisi prosedur langkah demi langkah untuk mengerjakan tugas secara konsisten. |
| Project Management Tools | Aplikasi digital untuk mengatur tugas, tenggat waktu, progres, dan koordinasi pekerjaan. |
Apa Itu SOP dan Kenapa VA Perlu Memahaminya?
SOP adalah panduan tertulis yang menjelaskan cara menyelesaikan suatu pekerjaan dari awal sampai akhir. Tujuannya agar tugas berulang dapat dikerjakan secara konsisten tanpa harus mengingat setiap langkah dari awal.
Misalnya, kamu bertanggung jawab mengelola email klien. SOP bisa berisi langkah untuk memeriksa inbox, mengelompokkan email berdasarkan prioritas, menandai pesan yang perlu ditindaklanjuti, dan melaporkan email penting kepada klien.
VA pemula perlu membuat SOP meskipun baru memiliki satu klien karena cukup membantu untuk mengurangi kesalahan, menghemat waktu, dan memudahkanmu menjaga kualitas pekerjaan. Ketika jumlah tugas bertambah, kamu juga tidak perlu menyusun ulang proses kerja dari nol.
Sementara itu, onboarding membantu kamu memahami ekspektasi klien sejak awal. Pastikan kamu mengetahui ruang lingkup pekerjaan, akses yang dibutuhkan, preferensi komunikasi, dan batas waktu respons. Setelah itu, gunakan Project Management Tools untuk mencatat tugas dan tenggat waktu agar tidak ada pekerjaan yang terlewat.
Kamu juga bisa mempelajari tools VA untuk kerja remote dan mengenali istilah HR yang sering bikin bingung pemula untuk memperluas pemahaman tentang dunia kerja profesional.
Baca Juga: Project Management untuk Virtual Assistant
Sudah Paham Istilahnya, Sekarang Waktunya Praktik
Memahami 15 istilah virtual assistant adalah langkah awal untuk membangun karier remote. Namun, kamu juga perlu berlatih mengelola tugas, berkomunikasi dengan klien, dan menyusun sistem kerja yang teratur.
Virtual Assistant Bootcamp di TempatBelajar menyediakan dua jalur pembelajaran. Kelas Professional berfokus pada praktik mandiri dan Career Accelerator yang menawarkan dukungan karier, real project, dan program magang sesuai informasi program yang tersedia.
Kamu bisa mempertimbangkan bootcamp Virtual Assistant online sesuai kebutuhanmu, atau mengenal program Career Accelerator VA jika ingin mempersiapkan diri memasuki dunia kerja.
Kamu juga bisa melihat semua program bootcamp TempatBelajar untuk mengetahui pilihan pembelajaran yang tersedia.
FAQ
1. Apakah VA pemula harus langsung memahami semua istilah ini sebelum mencari klien?
Tidak harus menghafal semuanya sekaligus. Prioritaskan Scope of Work, Retainer, Hourly Rate, dan Onboarding karena istilah tersebut berkaitan langsung dengan kesepakatan kerja. Istilah lainnya bisa kamu pelajari sambil berlatih mengerjakan tugas.
2. Apa bedanya VA dengan freelance biasa?
VA merupakan profesi yang membantu klien menjalankan tugas secara remote menggunakan perangkat digital. Freelance adalah pola kerja mandiri yang memungkinkan seseorang menawarkan jasa kepada klien tanpa terikat sebagai karyawan tetap. Jadi, VA bisa bekerja secara freelance maupun dengan komitmen full-time remote.
3. Apakah VA wajib membuat SOP sejak awal meskipun kliennya baru satu?
Sebaiknya iya. SOP membantumu menyelesaikan pekerjaan berulang dengan cara yang konsisten, mengurangi kesalahan, dan menghemat waktu. Kamu bisa memulainya dari tugas yang paling sering dikerjakan, lalu memperbaruinya ketika proses kerja berubah.
4. Apa yang dimaksud onboarding dan apa yang biasanya dilakukan di dalamnya?
Onboarding adalah proses awal ketika kamu mulai bekerja dengan klien baru. Proses ini biasanya mencakup pembahasan tugas, pemberian akses yang diperlukan, kesepakatan cara berkomunikasi, serta penentuan tenggat waktu dan jam respons. Onboarding yang jelas membantu mencegah miskomunikasi selama kerja sama berlangsung.
5. Bisakah VA mengerjakan kelima tugas harian di atas sekaligus untuk satu klien?
Bisa, terutama jika klien membutuhkan general VA yang membantu berbagai kebutuhan administratif. Namun, kamu juga bisa berfokus pada bidang tertentu, seperti Social Media Management atau Email Management. Pilih jenis layanan berdasarkan keterampilan, minat, dan kebutuhan klien yang ingin kamu layani.
